Staffbase Integration

Mittels Staffbase Integration können Sie Ihre unternehmenseigene Staffbase-Plattform als Datenquelle an Business GPT anbinden. Business GPT liest dabei Staffbase-Inhalte aus den konfigurierten Spaces und speichert und indexiert diese intern, sodass anschließend mit diesen Inhalten gechattet werden kann. Die Organisation und Verwaltung der Staffbase-Inhalte erfolgt Space-basiert. Das heißt, dass Sie einen oder mehrere Staffbase Spaces importieren und unterschiedlichen Nutzergruppen diese Inhalte zugänglich machen können.

Staffbase Integration einrichten

Um eine neue Staffbase Integration anzulegen, wählen Sie in der Administration unter Integrationen in der Übersicht Neue Integration anlegen (Typ Staffbase). Die Einstellungen sind auf drei Tabs verteilt: Konfiguration, Zugriff und Zeitplanung.

Tab „Konfiguration"

Hier konfigurieren Sie Verbindung, Zugangsdaten und Einstellungen für die Integration.

Feld	Beschreibung
Name	Legen Sie hier die Bezeichnung für die Integration fest
Beschreibung	Beschreiben Sie optional die Integration
Staffbase Verbindungs-Einstellungen	Geben Sie hier den Staffbase Zugriffstoken des zu verwendenden (Service-) Accounts sowie den Staffbase Endpunkt (URL) an
Staffbase Spaces	Wählen Sie die Spaces aus, deren Inhalte importiert und indexiert werden sollen

Tab „Zugriff"

Hier legen Sie fest, zu welchem Bereich die Integration gehört und welche Benutzergruppen sie verwenden dürfen.

Feld	Beschreibung
Bereich	Nur sichtbar, wenn die Funktion Bereiche aktiviert ist. Legt fest, welchem Bereich die Integration zugeordnet ist und damit, welche Bereichsadministratoren sie verwalten dürfen — unabhängig von der Benutzergruppen-Einschränkung. Die Auswahl ist beim Anlegen nur relevant, wenn Sie die Integration als Bereichsadministrator erstellen (dann Pflichtfeld, beschränkt auf Ihre eigenen Bereiche). Ein Administrator (Rolle admin) legt Integrationen ohne Bereichszuweisung an.
Benutzergruppen-Einschränkung	Legen Sie hier fest, welche Benutzergruppen die Staffbase-Integration im Chat verwenden dürfen. Wird keine Gruppe zugewiesen (Anzeige „Keine Benutzergruppen-Einschränkung"), ist die Integration für alle Nutzer:Innen nutzbar; sind eine oder mehrere Gruppen ausgewählt, können nur deren Mitglieder die Integration verwenden. Bitte beachten Sie, dass Business GPT keine Berechtigungsstrukturen aus Staffbase synchronisiert.

Bereich nachträglich zuweisen oder zurückgeben

Ist die Funktion Bereiche aktiviert, erfolgt die Bereichszuordnung beim Bearbeiten der Integration rollenabhängig: Ein Administrator (Rolle admin) weist eine noch nicht zugewiesene Integration einem Bereich zu und übergibt sie damit an dessen Bereichsadministratoren (danach für den Administrator schreibgeschützt). Ein Bereichsadministrator kann die Bereichszuweisung entfernen und die Integration so in den nicht zugewiesenen Zustand zurückgeben oder sie in einen anderen seiner Bereiche verschieben. Details siehe Inhalte einem Bereich zuweisen.

Tab „Zeitplanung"

Hier richten Sie optional automatische Synchronisierungszeitpläne ein. Die Synchronisierung läuft außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zwischen Mitternacht und 5 Uhr morgens.

Option	Beschreibung
Kein Zeitplan	Import und Indizierung müssen manuell gestartet werden (Standard).
Täglich	Der Import wird jeden Tag ausgeführt.
Wöchentlich	Der Import wird an ausgewählten Wochentagen ausgeführt.
Monatlich	Der Import wird an einem bestimmten Tag des Monats ausgeführt.

Verbindung testen

Um zu prüfen, ob Ihre Staffbase-Verbindungsdaten korrekt sind, können Sie die Verbindung vorab testen. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Integrationsdaten vorab gespeichert haben.

Import und Indizierung starten

Um den Import- und Indizierungsvorgang zu starten, wählen Sie Import und Indizierung starten.

Import-Dauer

Die Dauer des Imports ist von der Gesamtanzahl der zu importierenden Inhalte abhängig. Je mehr Inhalte importiert werden, desto länger dauert der initiale Importvorgang.

Die Gesamtanzahl an Staffbase-Elementen, die importiert wurden, können Sie über die Statusanzeige nachvollziehen.

Staffbase Integration verwenden

Um eine Staffbase Integration zum Chatten mit den Inhalten zu verwenden, können Sie entweder den Standard Assistenten Unternehmenswissen verwenden oder einen individuellen Assistenten erstellen und diesem die gewünschte Staffbase-Integration zuweisen (siehe Assistenten).

Funktionsweise

Die Staffbase Integration liest Inhalte aus den konfigurierten Staffbase Spaces über die Staffbase API aus. Die importierten Inhalte werden anschließend in kleinere Abschnitte (Chunks) aufgeteilt, als Vektoren indexiert und in der internen Wissensdatenbank von Business GPT gespeichert. Bei einer Chatanfrage durchsucht Business GPT diese Wissensdatenbank nach relevanten Inhalten und übergibt die passenden Treffer als Kontext an das Sprachmodell (RAG – Retrieval Augmented Generation). Auf diese Weise können Nutzer:Innen gezielt mit den Staffbase-Inhalten interagieren, ohne dass der gesamte Inhalt bei jeder Anfrage verarbeitet werden muss.

Häufige Fragen zur Staffbase Integration

Welche Kosten verursacht der Import von Staffbase-Inhalten?

Beim Import und der anschließenden Indexierung der Staffbase-Inhalte werden Embedding-Token (Index-Token, text-embedding-ada-002) verbraucht. Pro 1 Mio Token betragen die Kosten 0,1 €.

Werden Inhalte wie Dokumente oder Bilder ebenfalls importiert?

Nein, der Import verarbeitet aktuell nur reine Textinhalte.

Kann ich mit der Staffbase Integration Inhalte erstellen oder bearbeiten?

Nein, bei der Staffbase Integration handelt es sich um eine Datenquellen-Integration, bei der ausschließlich lesend auf die Inhalte zugegriffen wird.

Werden die Berechtigungen auf Staffbase-Seite beim Import berücksichtigt und übernommen?

Nein, Berechtigungen in Staffbase werden nicht automatisch übernommen. Stattdessen können Sie ausgewählten Benutzergruppen die Staffbase-Integration erlauben, indem Sie die gewünschten Gruppen der Integration zuweisen.