Gruppen

Im Bereich „Gruppen“ werden alle Nutzergruppen angezeigt, die für Business GPT verwendet werden.

Gruppen werden zum einen benötigt, um den Zugriff auf Dokumente in Dokumenten-Containern zu regeln (siehe Dokumenten Container). Somit kann der Inhalt eines Dokumenten-Containers nur für bestimmte Nutzergruppen freigegeben werden, wonach bei Auswahl des Assistenten „Dokumenten Chat“ der jeweilige Container nur exklusiv für die berechtigte Nutzergruppe zur Verfügung steht. Die Zugehörigkeit zu Nutzergruppen von Nutzer:innen wird durch Auswertung der Anmeldeinformationen ausgewertet.

Zum anderen dienen Gruppen ebenfalls zur Zugriffssteuerung für Assistenten (siehe Assistenten). Demnach können Assistenten für bestimmte Gruppen für die Verwendung freigegeben werden.

Gruppen werden stets automatisch in Business GPT angelegt, basierend auf den Anmeldedaten von NutzerInnen. Voraussetzung ist, dass in Ihrem Entra ID die Übertragung von Gruppendaten mittels Token-Konfiguration korrekt konfiguriert wurde. Aus den Anmeldedaten werden demnach die zugeordneten Gruppen ausgelesen und automatisch in Business GPT angelegt. Abhängig von der Entra ID-Version (Free EntraID oder P1) werden Gruppen-IDs oder -namen übertragen. Zudem werden in Abhängigkeit der EntraID-Version nur Gruppen übertragen, die der zugehörigen Enterprise Application zugeordnet wurden oder alle verfügbaren Gruppen, denen ein Nutzerobjekt angehört. Bei einer P1-Version können Gruppen direkt der Enterprise Application zugewiesen werden. Bei einer Free Version hingegen ist dies nicht möglich. Bei Verwendung einer P1-Lizenz kann somit die Anzahl von übermittelten Gruppen eingeschränkt werden. Bei einer Free-Version hingegen gibt es keine Möglichkeit der Einflussnahme.

Wichtiger Hinweis

Gruppen und Gruppenzuordnungen zu Containern sind zwingend notwendig, um Container- und somit Dokumenteninhalte Standardnutzern zur Verfügung zu stellen. Standardmäßig sind nur Administratoren berechtigt Containerinhalte im Dokumentenchat einzusehen, solange nicht explizit Gruppen zugeordnet (berechtigt) wurden.

Gruppen importieren

Nutzergruppen können per CSV-Upload importiert werden. Hierzu können Sie optional vorab Gruppen aus Ihrem EntraID exportieren. Der Import von Gruppen kann sowohl genutzt werden, um initial alle relevanten Gruppen in Business GPT anzulegen, als auch nachträglich vorhandene Gruppen bequem per Massenaktion umzubenennen, für den Fall, dass keine Gruppennamen sondern nur Gruppen-IDs übermittelt und in Business GPT gespeichert wurden. Bitte beachten Sie, dass die Import-Datei über folgenden Inhalt verfügen muss:

• Kopfzeile bestehend aus „id“ und „label“
• Je Gruppe: Gruppen-Id und Label (Gruppenname)

Wichtige Hinweise

• Die Zuordnung von Gruppenmitgliedern zu Gruppen erfolgt ausschließlich in Ihrem EntraID.
• Der CSV-Import wird stets gesamtheitlich angewendet. Das bedeutet:
  • In der CSV-Datei enthaltenen Gruppen, die bis dato nicht in Business GPT bekannt sind, werden neu angelegt
  • Gruppen, die basierend auf der ID im System bereits bekannt sind, aber in der CSV-Datei über einen abweichenden/anderen Namen verfügen, werden im System geändert auf den neuen Namen
  • Gruppen, die in Business GPT vorhanden sind, aber nicht (mehr) in der CSV-Datei enthalten sind, werden gelöscht!

Bevor der Gruppenimport gestartet wird, werden alle in der Importdatei enthaltenen Gruppen in einer Übersicht aufgelistet. Überprüfen Sie die Anzeige und starten Sie anschließend den Import.

Gruppen ein- und ausblenden

Für Business GPT nicht benötigte Gruppen können ausgeblendet werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie im EntraID keine Möglichkeit haben die an Business GPT übermittelten Gruppen festzulegen oder einzuschränken und somit auch Gruppen in Business GPT gespeichert sind, die für die Nutzung irrelevant sind. Ausgeblendete Gruppen werden nicht mehr bei Gruppenberechtigungen, z.B. der Berechtigungsvergabe für Dokumentencontainer, angeboten. Ausgeblendete Gruppen können in der Gruppenübersicht angezeigt und bei Bedarf wieder eingeblendet werden.

Gruppen exportieren

Die Gruppenübersicht kann exportiert werden. Hierbei wird eine CSV-Datei erzeugt und heruntergeladen.

Gruppen umbenennen

Gruppen können umbenannt werden, um den Gruppennamen zu ändern.

Gruppen löschen

Gruppen können einzeln oder durch Mehrfachauswahl gelöscht werden. Auf diese Weise können Gruppen aus Business GPT entfernt werden.